Syndic

 

                   

01/01/2017

Basistarieven nieuwe contracten

De honoraria worden berekend op het aantal appartementen in het gebouw en zijn incl. 21% BTW.

 10 of minder dan 10 appartementen
  (berging of kelder inbegrepen – incl. 1 garage of autostaanplaats) 

 € 21 /app./maand

 11 - 49 appartementen (berging of kelder   inbegrepen – incl. 1 garage of autostaanplaats)

 € 19 /app./maand

 per extra garage of berging/kelder

 € 2,42

Onze prijzen zijn incl. consumpties als AV doorgaat op kantoor syndicus.

De vergoeding wordt maandelijks betaald.
De bedragen worden jaarlijks aangepast in functie van de indexwijziging.

*Aankoop software en toegang website: 170 Euro eenmalig eerste jaar en vanaf tweede jaar 60 Euro/jaar.

*Jaarlijks vast bedrag van 50 Euro voor aankoop postzegels, kaften, papier enz.

Bijkomende honoraria (tarieven incl. BTW)

Organisatie   BAV (Bijzondere algemene vergadering) inclusief: uitnodiging, opstellen van   verslag)

€ 175,00

Extra Raad   Van Mede-eigenaars -  2 vergaderingen inbegrepen in de   gewone honoraria - – enkel tijdens kantooruren

€ 175,00

Antwoord   brief aan de notaris/ makelaar bij verkoop

€ 150,00/ brief

   

Rappel   bij laattijdige betalingen aangetekend (wordt aangerekend aan in gebreke   blijvende mede-eigenaar)

8 Euro

   
   


 
De syndicus voert alle taken en werken uit maar kan dat niet doen zonder de medewerking van de mede-eigenaars.

Er wordt van hen gevraagd :

* toezicht te houden op de het gebouw (en haar installaties) en eventuele onregelmatigheden onmiddellijk te melden aan de syndicus.

* de vergaderingen bij te wonen en mee te zorgen voor het constructief verloop ervan. Hiertoe werden een aantal gedragsregels uitgewerkt, die voorafgaandelijk aan elke vergadering nogmaals zullen herhaald worden.

* zich kandidaat te stellen voor één van volgende functies

- lid raad van mede-eigenaars

- voorzitter van de vergadering

- commissaris van de rekeningen

- afgevaardigde (aanspreekpunt) van de residentie

- aankoop (bedrag wordt door rekening vme terugbetaald)

  en vervanging van defecte lampen

- aankoop (bedrag wordt door rekening vme terugbetaald) en inventaris poetsmateriaal voor poetsdienst

- onderhoud tuin

- sproeien van de tuin

- geregeld nazicht (roeren !) septische putten

- opvolgen van het (driemaandelijks) onderhoud van de liften en de (zesmaandelijkse) keuring ervan

- zorg voor de dompelpompen in de regenput van de garagekelder

- aandacht voor alle goten en platformen.

- ijsvrij maken van de stoep – zorg voor aankoop (bedrag wordt door rekening VME terugbetaald) en strooien van zout bij vrieskou

- checken of er geen lichten blijven branden of deuren blijven openstaan (veiligheidsagent !)

Indien de algemene vergadering beslist om de klusjes en het onderhoud (algemene delen/tuin) te laten uitvoeren door één of twee mede-eigenaars (of bewoners) van het gebouw tegen betaling is dit op haar eigen verantwoordelijkheid en zonder enige betrokkenheid van de syndicus.

 

Onze “ 3 wijzen van beheer”

 

 

A. Administratief beheer  

  • Het organiseren (uitnodiging, voorbereiding) en notuleren van de algemene vergaderingen en vergaderingen van de raad van beheer (verplicht bij meer dan twintig kavels). Organiseren, voorbereiden en notuleren van bijkomende bijzondere algemene vergaderingen aan een vooraf vastgelegde vergoeding. Opstellen en verzenden van oproepingsbrieven en verslagen van de vergaderingen. Het aanleggen van de aanwezigheidslijsten. het notuleren van de beslissingen van de Algemene Vergadering in het daartoe bestemd register. Het bijhouden van het register van de verslagen en het overmaken van één exemplaar aan elke mede-eigenaar.
    • het archiveren van alle relevante documenten
    • het bijhouden van de eigenaars- en huurdergegevens
    • het opmaken van dossiers m.b.t. verkopen van appartementen
    • het opstellen van een reglement van inwendige orde
    • het controleren van inhoudingsplicht van de leveranciers van de VME (inhoudingen RSZ), enz ….
  • Vertegenwoordigen van de mede-eigenaars bij het onderschrijven van contracten zoals bijvoorbeeld de  contracten met onderhoudsfirma's, verzekeringsmaatschappijen,      toeleveringsbedrijven, contracten voor herstellingswerken, expertises enz.  Wijziging van deze contracten enkel mits akkoord der eigenaars
  • verzamelen der basisgegevens van het gebouw inzake bouwkundige, bouwtechnische en financiële structuren
  • maken van een juridische samenvatting van een gebouw
  • Bijhouden van overzicht der  onderhouds- en controlediensten
  • vertegenwoordiging van de mede-eigenaars in alle andere daden:
    • betwistingen met derden
    • betwistingen met mede-eigenaars
  • Het nauwgezet opvolgen van regelgeving omtrent mede-eigendom
  • analyses van de statuten van het gebouw en de rechtspersoonlijkheid van de vereniging van mede-eigenaars
  • Communiceren van beslissingen AV aan belanghebbenden

B. Financieel beheer

Ons kantoor voert de residentieboekhouding zoals een bedrijfsboekhouding via SYNDESK - zeer overzichtelijk dus. Bij de uitnodiging tot de jaarlijkse Algemene Vergadering wordt steeds een overzicht van de facturen en een balans meegestuurd. Jaarlijks zal de residentieboekhouding gecontroleerd worden door een commissaris van de rekeningen welke ter gelegenheid van de statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars verslag zal uitbrengen aan de mede-eigenaars met betrekking tot zijn bevindingen aangaande het gevoerde financieel beheer zodat vervolgens hiervoor décharge kan verleend worden.

  • Openen van een rekening – bij voorkeur via KBC, gezien software hierop aangepast werd, teneinde coda-bestanden te kunnen verwerken. Hiervoor hebben wij het mandaat van aanstelling en een geregistreerde basisakte nodig.
    • Aanvraag ondernemingsnummer residentie
    • het voeren van een transparante boekhouding en duidelijke afrekeningen per mede-eigenaar
    • het correct uitsplitsen van de gemeenschappelijke kosten volgens de afgesproken verdeelsleutels
    • het opvolgen van uitbetalingen van schadedossiers
    • het opvragen van waarborgfonds en werkkapitaal
    • het betalen van de leveranciersfacturen enz…
  • Het opvolgen van achterstallen. het invorderen van verschuldigde bedragen bij de mede-eigenaars (eventuele achterstallige dossiers overhandigen aan en begeleiden bij een advocaat , waar nodig - na akkoord van de      eigenaars)
  • samenstelling en beheer van een eventueel reservefonds
  • controle van de gemeenschappelijke rekeningen
  • opmaken van de  betalingsdocumenten
  • het verdelen van de kosten over de mede-eigenaars per verdelingsnorm en de verzending van de jaarlijkse afrekeningen. 
  • Opvragen van de voorschotten (maandelijks of per kwartaal)
  • Opstelling van jaarlijkse balans.
  • Opmaak begroting

Wat is eigenlijk een Reservekapitaal ?

Opdat de mede-eigenaars na verloop van tijd zouden kunnen voldoen aan de financiële gevolgen van verfraaiing, renovatie- en of grote herstellingswerken, is de vorming van een investeringskapitaal van belang. De praktijk wijst namelijk uit dat, bij gebrek aan een reservekapitaal, fundamentele en noodzakelijke werken vaak worden uitgesteld. Het gebouw verliest zo in relatief korte tijd zijn oorspronkelijke investeringswaarde en daalt eveneens de huurwaarde van elk individueel appartement. De Algemene Vergadering kan om die reden beslissen een reservekapitaal op te starten. Wanneer het globale reservekapitaal vastgesteld is, zal hiervoor jaarlijks een provisie worden opgevraagd. Het reservekapitaal zal op een spaarrekening geplaatst worden. Het reservekapitaal kan enkel worden aangewend voor werken, die op voorhand door de Algemene Vergadering werden goedgekeurd met de vereiste meerderheid van stemmen.

C. Technisch beheer (of met andere woorden het in stand houden en/of verbeteren van het gemeenschappelijk patrimonium)

  • Het coördineren van verbeterings- en herstelwerken,
  • Opdracht geven voor dringende interventies
  • Mede-eigenaars bijstaan bij opleveringen (aan uurtarief)
  • controle op uitvoering van werken
  • communicatie met bouwheer, enz….
  • studie van kostenbesparende factoren
  • advies betreffende onderhoudscontracten en onderhoudswerken, verbeteringen en verfraaiingen
  • de werking en het goed onderhoud van de gemeenschappelijke diensten verzekeren, klachten of opmerkingen in verband hiermee onderzoeken en oplossingen aanbrengen
  • vrijblijvende opvraging en vergelijking van prijsoffertes voor herstellings- of renovatiewerken
  • bestelling en opvolging der herstellings- of renovatiewerken na de goedkeuring hiervan door de mede-eigenaars
  • uitbating van en herstelling      van defecten aan de technische installaties, steeds in overleg met de voorzitter en/of de raad van beheer
  • het beheer der gemeenschappelijke verzekeringspolissen, opvolgen vervaldata, behandeling en opvolging van schadegevallen, uitvoeren der schadeclaims en opvolging hiervan (behoudens het beheer der polissen door een externe makelaar).
  • Telefonische permanentie
  • Regelmatig bezoek aan het gebouw

De plaatsbezoeken in het gebouw : er zal geregeld een inspectie in het gebouw plaatsvinden door één van onze medewerkers. De datum hiervan wordt vooraf besproken met de afgevaardigde in he gebouw (die tevens aanwezig is) en gecommuniceerd met alle mede-eigenaars (die aan de afgevaardigde of aan de syndicus hun eventuele bemerkingen en suggesties kunnen overmaken).Van deze inspectie wordt een verslag opgemaakt. Alles wordt nagekeken : de werking van de lift, of er lampen moeten vervangen worden, netheid van het gebouw, controle op kuisploeg enz.. Aan de hand hiervan zullen de nodige stappen ondernomen worden om een optimaal beheerde residentie te behouden