Onze syndicusafdeling is, na enkele jaren van hard labeur, ondertussen uitgegroeid tot een volwaardige tak van ons familiebedrijf. We hebben heel wat residenties onder onze hoede en een vaste boekhoudster in dienst. Ook kunnen we steeds een beroep doen op de juristen die in onze sectie verkoop en verhuur werken. Samen met de technische kennis van heel wat aannemers en leveranciers, die we steeds kunnen bellen voor een dringende intereventie, staan we vandaag sterk genoeg in onze schoenen om ook dit vakgebied nog verder te laten groeien.
Onze Syndicusafdeling
Onze syndicusafdeling is, na enkele jaren van hard labeur, ondertussen uitgegroeid tot een volwaardige tak van ons familiebedrijf. We hebben heel wat residenties onder onze hoede en een vaste boekhoudster in dienst. Ook kunnen we steeds een beroep doen op de juristen die in onze sectie verkoop en verhuur werken. Samen met de technische kennis van heel wat aannemers en leveranciers, die we steeds kunnen bellen voor een dringende intereventie, staan we vandaag sterk genoeg in onze schoenen om ook dit vakgebied nog verder te laten groeien.
Onze wijzen van beheer
Administratief beheer
- Het organiseren (uitnodiging, voorbereiding) en notuleren van de algemene vergaderingen en vergaderingen van de raad van beheer (verplicht bij meer dan twintig kavels). Organiseren, voorbereiden en notuleren van bijkomende bijzondere algemene vergaderingen aan een vooraf vastgelegde vergoeding. Opstellen en verzenden van oproepingsbrieven en verslagen van de vergaderingen. Het aanleggen van de aanwezigheidslijsten. het notuleren van de beslissingen van de Algemene Vergadering in het daartoe bestemd register. Het bijhouden van het register van de verslagen en het overmaken van één exemplaar aan elke mede-eigenaar;
- Vertegenwoordigen van de mede-eigenaars bij het onderschrijven van contracten zoals bijvoorbeeld de contracten met onderhoudsfirma's, verzekeringsmaatschappijen, toeleveringsbedrijven, contracten voor herstellingswerken, expertises enz. Wijziging van deze contracten enkel mits akkoord der eigenaars;
- Het archiveren van alle relevante documenten;
- Het bijhouden van de eigenaars- en huurdergegevens;
- Het opmaken van dossiers m.b.t. verkopen van appartementen;
- Het opstellen van een reglement van inwendige orde;
- Het controleren van inhoudingsplicht van de leveranciers van de VME (inhoudingen RSZ), enz ….;
- Verzamelen der basisgegevens van het gebouw inzake bouwkundige, bouwtechnische en financiële structuren;
- Maken van een juridische samenvatting van een gebouw;
- Bijhouden van overzicht der onderhouds- en controlediensten
- Vertegenwoordiging van de mede-eigenaars in alle andere daden:
- betwistingen met derden
- betwistingen met mede-eigenaars
- Het nauwgezet opvolgen van regelgeving omtrent mede-eigendom
- Analyses van de statuten van het gebouw en de rechtspersoonlijkheid van de vereniging van mede-eigenaars
- Communiceren van beslissingen AV aan belanghebbenden
Financieel beheer
- Ons kantoor voert de residentieboekhouding zoals een bedrijfsboekhouding via SYNDESK - zeer overzichtelijk dus. Bij de uitnodiging tot de jaarlijkse Algemene Vergadering wordt steeds een overzicht van de facturen en een balans meegestuurd. Jaarlijks zal de residentieboekhouding gecontroleerd worden door een commissaris van de rekeningen welke ter gelegenheid van de statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars verslag zal uitbrengen aan de mede-eigenaars met betrekking tot zijn bevindingen aangaande het gevoerde financieel beheer zodat vervolgens hiervoor décharge kan verleend worden.
- Openen van een rekening, teneinde coda-bestanden te kunnen verwerken. Hiervoor hebben wij het mandaat van aanstelling en een geregistreerde basisakte nodig;
- Aanvraag ondernemingsnummer residentie;
- Het opvolgen van achterstallen. het invorderen van verschuldigde bedragen bij de mede-eigenaars (eventuele achterstallige dossiers overhandigen aan en begeleiden bij een advocaat , waar nodig - na akkoord van de eigenaars);
- Het voeren van een transparante boekhouding en duidelijke afrekeningen per mede-eigenaar;
- Het correct uitsplitsen van de gemeenschappelijke kosten volgens de afgesproken verdeelsleutels;
- Het opvolgen van uitbetalingen van schadedossiers;
- Het opvragen van waarborgfonds en werkkapitaal;
- Het betalen van de leveranciersfacturen enz…;
- Samenstelling en beheer van een eventueel reservefonds;
- Controle van de gemeenschappelijke rekeningen;
- Opmaken van de betalingsdocumenten;
- Het verdelen van de kosten over de mede-eigenaars per verdelingsnorm en de verzending van de jaarlijkse afrekeningen;
- Opvragen van de voorschotten (maandelijks of per kwartaal);
- Opstelling van jaarlijkse balans;
- Opmaak begroting;
Wat is eigenlijk een Reservekapitaal ?
Opdat de mede-eigenaars na verloop van tijd zouden kunnen voldoen aan de financiële gevolgen van verfraaiing, renovatie- en of grote herstellingswerken, is de vorming van een investeringskapitaal van belang. De praktijk wijst namelijk uit dat, bij gebrek aan een reservekapitaal, fundamentele en noodzakelijke werken vaak worden uitgesteld. Het gebouw verliest zo in relatief korte tijd zijn oorspronkelijke investeringswaarde en daalt eveneens de huurwaarde van elk individueel appartement. De Algemene Vergadering kan om die reden beslissen een reservekapitaal op te starten. Wanneer het globale reservekapitaal vastgesteld is, zal hiervoor jaarlijks een provisie worden opgevraagd. Het reservekapitaal zal op een spaarrekening geplaatst worden. Het reservekapitaal kan enkel worden aangewend voor werken, die op voorhand door de Algemene Vergadering werden goedgekeurd met de vereiste meerderheid van stemmen.
Technisch beheer
- Het coördineren van verbeterings- en herstelwerken;
- Opdracht geven voor dringende interventies;
- Mede-eigenaars bijstaan bij opleveringen (aan uurtarief);
- Opvragen van offertes;
- Controle op uitvoering van werken;
- Communicatie met bouwheer, enz….
- Studie van kostenbesparende factoren;
- Advies betreffende onderhoudscontracten en onderhoudswerken, verbeteringen en verfraaiingen;
- De werking en het goed onderhoud van de gemeenschappelijke diensten verzekeren, klachten of opmerkingen in verband hiermee onderzoeken en oplossingen aanbrengen;
- Vrijblijvende opvraging en vergelijking van prijsoffertes voor herstellings- of renovatiewerken;
- Bestelling en opvolging der herstellings- of renovatiewerken na de goedkeuring hiervan door de mede-eigenaars;
- Uitbating van en herstelling van defecten aan de technische installaties, steeds in overleg met de voorzitter en/of de raad van beheer;
- Het beheer van de gemeenschappelijke verzekeringspolissen, opvolgen vervaldata, behandeling en opvolging van schadegevallen, uitvoeren der schadeclaims en opvolging hiervan (behoudens het beheer der polissen door een externe makelaar).
- Telefonische permanentie;
- Regelmatig bezoek aan het gebouw.
De plaatsbezoeken in het gebouw : er zal geregeld een inspectie in het gebouw plaatsvinden door één van onze medewerkers. De datum hiervan wordt vooraf besproken met de afgevaardigde in he gebouw (die tevens aanwezig is) en gecommuniceerd met alle mede-eigenaars (die aan de afgevaardigde of aan de syndicus hun eventuele bemerkingen en suggesties kunnen overmaken).Van deze inspectie wordt een verslag opgemaakt. Alles wordt nagekeken : de werking van de lift, of er lampen moeten vervangen worden, netheid van het gebouw, controle op kuisploeg enz.. Aan de hand hiervan zullen de nodige stappen ondernomen worden om een optimaal beheerde residentie te behouden.
